Parfois, plusieurs factures pour plusieurs services doivent être émises pour un même client. Ou le même service fourni plusieurs fois. Et dans ce cas, ne serait-il pas plus facile et plus rapide de rassembler toutes les factures ? En gros, c’est une facture récapitulative.
Table des matières
Qu’est-ce qu’une facture récapitulative ?
Plus technique, la facture récapitulative est un document comptable dans lequel sont regroupées toutes les opérations d’achat et de vente que l’entreprise a effectuées avec un certain client. De cette façon, ils sont tous affichés en même temps.
Une chose à garder à l’esprit avec les factures récapitulatives est que vous ne pouvez pas collecter des factures émises sur une période supérieure à un mois civil.
Comment établir une facture récapitulative : exemples
Outre les données que toute facture doit comporter et que nous indiquons ci-dessous, la facture récapitulative doit comprendre tous les concepts des opérations qu’elle couvre, ainsi que le montant de chacune d’entre elles.
Facture récapitulative pour les factures ordinaires
Lorsqu’on parle de factures d’achat et de vente de base, les données à inclure sont les suivantes :
- La facture récapitulative doit être clairement identifiée comme telle.
- Vous devez porter un numéro de série, qui est remis à zéro lorsque vous commencez une année. Les numéros doivent être séquentiels.
- Sa date d’émission doit être le dernier jour du mois civil au cours duquel une opération a été effectuée.
- Les données fiscales de l’émetteur et du client. Les données du client ne doivent être saisies qu’une seule fois, car elles sont toujours les mêmes :
- nom
- NUMÉRO D’IDENTIFICATION FISCALE
- résidence fiscale
- La base imposable de chaque opération.
- Les taux d’imposition appliqués, y compris le taux d’équivalence fiscale, le cas échéant.
- Concept et description de chaque opération incluse.
Facture récapitulative pour les billets
Si vous souhaitez regrouper plusieurs billets ou ce qui est identique, des factures simplifiées, vous pouvez également le faire. Tant que le montant total ne dépasse pas
Sinon, les données à inclure sont exactement les mêmes que dans le cas précédent. Nous soulignons à nouveau que l’important et l’unique chose dans une facture récapitulative est de décrire correctement les concepts et les montants de chaque opération collectée.
Une note sur les dates d’opération et d’émission des factures récapitulatives. Si la facture est émise le 25 juillet 2018 et comprend plusieurs livraisons de marchandises sur plusieurs jours, comme dans cet exemple hypothétique :
- 1er juillet : audit web
- 9 juillet : migration des magasins
- 12 juillet : conception finale
- 20 juillet : mise en œuvre des améliorations (c’était le dernier service)
Dans ce cas, la date de transaction de la facture récapitulative est le 20 juillet. Mais il doit être délivré le dernier jour du mois civil au cours duquel les opérations ont eu lieu.
Le fait de voir plusieurs dates pour un même client dans l’exemple de facture ne doit pas nous amener à confondre facture récapitulative et facture récurrente. Dans ce dernier cas, il s’agit de dépenses fixes qui se répètent chaque mois, automatiquement.
Cela revient à faire la différence entre effectuer un virement automatique le 10 et le 20 de chaque mois vers le même destinataire (facture récurrente), ou devoir effectuer plusieurs virements par mois à des moments différents, mais vous avez la possibilité de les répercuter tous sur le même reçu (facture récapitulative).
La facture récapitulative et le bureau des impôts
Une facture récapitulative, comme toute autre facture, doit être conforme à toutes les réglementations concernant la TVA et l’impôt sur le revenu des personnes physiques. Tant la facture que la TVA qui lui est associée doivent être déclarées selon le calendrier fiscal, comme s’il s’agissait d’une facture normale.
Ce dont nous devons tenir compte lorsque nous présentons notre comptabilité à l’administration fiscale, c’est que les factures ordinaires qui ont été incluses dans la facture récapitulative doivent avoir été annulées, de sorte qu’il n’est pas nécessaire de les déclarer. Vous devez les joindre en annexe à la facture récapitulative (et ne vous en débarrasser qu’au bout de 5 ans au moins)
Les modèles à utiliser seront le modèle 303 de TVA ainsi que le modèle trimestriel 111 de l’AEAT. Ou le formulaire annuel 190, qui résume les formulaires trimestriels 111. Pour les montants supérieurs à 3 005,06 euros, le formulaire à utiliser sera le 347 pour les transactions avec des tiers. Il est préférable qu’une personne spécialisée s’occupe de ces dispositions, ou au moins fournisse des conseils sur toute la documentation.
Conclusion
Si nous effectuons différentes opérations avec le même client, dans un délai d’un mois civil, nous pouvons accélérer notre comptabilité en appliquant une facture récapitulative où, comme son nom l’indique, tous les services et montants seront compilés, et parfaitement valable pour le Trésor.
Il va sans dire qu’avec nos services ERP et POS, vous pourrez émettre des factures récapitulatives de manière simple et efficace pour votre entreprise.
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