Toutes les entreprises, en ligne ou physiques, ont été confrontées à cette situation : puis-je annuler une facture ? Et si je le peux, comment faire ?
Si la facture a déjà été émise, toute annulation ou modification doit être effectuée conformément aux dispositions du décret royal 1619/2012. Sinon, lorsque le moment sera venu de régler le crédit d’impôt, des problèmes surgiront.
Cet arrêté royal s’applique aussi bien aux factures ordinaires qu’aux factures électroniques générées par votre commerce électronique, comme indiqué par le ministère des finances. La facture électronique est un document électronique et doit répondre aux mêmes exigences légales que la facture papier traditionnelle.
Dans les deux cas, une facture erronée et déjà émise ne peut être légalement corrigée qu’avec :
- Une note de crédit
- Une facture corrective
Dans cet article, nous nous concentrerons sur l’annulation d’une facture et l’établissement d’une note de crédit.
Table des matières
Quand puis-je annuler une facture
Les raisons pour lesquelles une entreprise peut annuler une facture ou une facture électronique peuvent être, entre autres
- Le produit n’a pas été reçu, bien qu’il ait été payé.
- Un service n’a pas été effectué, même s’il a été payé
- Directement lorsqu’un produit a été retourné
Il n’est possible d’annuler une facture que si elle vient d’être envoyée et n’est pas incluse dans un trimestre comptable fermé. En d’autres termes : la TVA n’est pas réglée. Dans ce cas, nous annulons la facture et émettons une note de crédit.
Si la facture, ou la facture électronique, comporte une erreur (données manquantes, taxes mal calculées) et que le trimestre comptable/administratif est déjà clôturé et réglé, une facture corrective doit être émise, ce dont nous parlerons dans un autre article.
L’une des questions les plus fréquentes est la suivante : puis-je annuler une facture même si la période fiscale dans laquelle elle a été enregistrée est déjà écoulée ? L’AEAT dit oui.
Qu’est-ce qu’une note de crédit ?
La note de crédit est un document légal dans lequel le remboursement est enregistré, en incluant tous les montants finaux en négatif de la facture à annuler. De cette façon, pour des raisons pratiques, c’est comme si l’autre facture était annulée. Et les autorités fiscales savent que cet argent n’est plus dans la caisse de l’entreprise.
La note de crédit est établie comme une facture normale, mais clairement identifiée comme une note de crédit. Le client doit recevoir la note ainsi qu’une copie de la facture originale, et la contre-passation du montant économique doit être visible.
Vous devez conserver vos anciennes factures, même si elles sont “annulées” par une note de crédit, au cas où vous seriez soumis à une inspection de l’administration fiscale. Vous pouvez ainsi prouver que la note de crédit a été établie sur la base d’une facture réelle.
Comment annuler une facture.
Compte tenu de tout ce qui précède, il est nécessaire d’annuler une facture :
- Établissez la nouvelle facture, où il est clair qu’il s’agit d’une “note de crédit”.
- Attribuez-lui un numéro qui correspond à la série de factures déjà émises. Elle ne doit pas être corrélative à la facture que vous annulez, mais si dans l’exercice comptable en cours vous avez 22 facture(s), la note serait la 23ème.
- Indiquez le numéro de référence de la facture annulée.
- Et n’oubliez pas d’inclure les montants qui ont été annulés, en négatif.
Conclusion
Des erreurs dans les factures peuvent se produire, en tant qu’êtres humains, pour différentes raisons. Et il est important de savoir comment traiter ces fausses factures, par exemple pour faire des annulations.
Grâce à notre logiciel ERP, qui permet une gestion complète de votre entreprise, vous pouvez gérer toutes vos factures, qu’elles soient ordinaires ou électroniques. Vous pouvez demander des informations, si vous le souhaitez.
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